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02 津美行〔2015〕43号 关于修订《天津美术学院档案管理办法》的通知
 

 

 

天津美术学院文件

 

津美行〔201543              签发人:邓国源

 

关于修订《天津美术学院档案管理办法》的通知

 

各教学单位、机关处室、其它直属单位:

落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发201415号)精神,进一步做好我院的档案收集和管理工作,经20151016日学院党委会讨论通过,现对我院档案管理办法进行修订。

请各单位认真学习贯彻,并在工作中严格执行,共同提高学院档案管理水平。

 

附件:天津美术学院档案管理办法(2015年修订)

 

(共印5份)

天津美术学院办公室                20151016


附件:

天津美术学院档案管理办法

2015年修订)

 

第一章   

    第一条  为了加强档案的收集和管理工作,有效地保护和利用档案,为学院各项工作服务,为社会服务。根据《中华人民共和国档案法》及《实施办法》和教育部《普通高等学校档案管理办法》、《天津市档案管理条例》以及《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》《档案管理违法违纪行为处分规定》等法规,结合本院的实际,制定本办法。

第二条  本办法所称档案的范围,是天津美术学院主要职能活动和本院师生员工在从事招生、教学、科研和管理等各项工作活动中形成的,对学校、教职工、学生和社会具有保存价值的文件材料、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条  天津美术学院内部各单位和个人应当遵守本办法,并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第四条  档案是学院的宝贵财富。档案工作是办好学院的重要基础工作之一,是反映和衡量学院整体水平的一个重要标志。档案工作应纳入学院总体发展规划和年度计划,纳入学院管理制度和各级各类人员的职责范围,并作为考核内容之一。做到四同步(布置、检查、总结、验收其它工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作)

 

第二章  管理体制及其机构职责

第五条  学院档案工作由一名院级领导分管,同时接受天津市教育委员会的领导,同时接受天津市档案局的业务指导、监督和检查。

第六条  学院成立档案工作委员会,负责指导和检查档案工作。院档案工作委员会设主任、副主任和委员。分管院领导任主任,院办公室主任任副主任,委员由各职能部门的行政领导担任。委员会设秘书长,由综合档案室负责人兼任。秘书长协助主任、副主任处理学院档案日常管理工作。

院档案工作委员会的主要职责:

负责指导全院档案工作,协调各单位落实档案工作“四同步”、做好档案工作;负责对各单位档案工作进行监督、检查和考核;审批档案管理文件,决定档案鉴定、销毁等重大事宜。

第七条  学院设院综合档案室,由院办公室主管。立卷部门受院综合档案室指导和本单位主管领导分管。

综合档案室的主要职责:

    () 宣传贯彻执行《档案法》等国家和地方关于档案工作的法令、政策和规定;执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范;

    () 负责规划、协调全院档案工作,对各单位档案工作进行监督、指导和检查;

    () 制订和组织实施本院关于档案工作的规章制度,履行依法治档职责;

    () 负责本院档案和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作;

() 严格执行保密制度,做好档案密级划分和守密、解密、降密工作;

(六)确保档案实体安全,维护档案的完整、准确、系统,负责档案的防火、防盗、防虫、防鼠、防强光及温湿度控制等档案实体的保护工作;

(七)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作,实施档案的现代化管理;

 () 开展档案宣传、咨询活动,做好档案开放和利用工作,主动为学院各项工作服务,为师生员工和社会服务;

    ()充分发挥档案的文化教育功能,扩大档案工作的影响,提高师生的档案意识,将综合档案室办成学院教育基地之一;

() 开展档案编研工作和信息开发交流工作,发挥档案的信息源作用;

(十一) 开展档案理论和档案业务的研究,组织参加有关交流活动;

(十二) 组织全校专、兼职档案人员的业务学习与培训,负责指导兼职档案人员的工作;

    (十三) 做好学校档案工作委员会日常工作;

    (十四) 围绕学院中心工作,完成学院交办的任务。

第八条  学校各教学单位和各职能部门均有履行《档案法》,做好本单位档案工作的责任和义务。各部门应确定一名主要负责人负责本部门档案工作。

其主要职责为:

(一)贯彻落实国家有关档案工作的法令、政策和学院有关规定,组织本部门职工学习档案法律、法规,执行学校档案工作规章制度,将档案工作纳入工作计划,纳入管理制度,布置、检查、总结、验收档案工作;

(二)按要求确定兼职档案员,将档案工作纳入有关人员的职责范围,明确档案工作责任;

(三)负责与综合档案室联系,指导、监督和检查兼职档案员的业务工作,提高归档案卷质量,保证按时归档;

(四)负责本部门向综合档案室移交档案的审查工作;

(五)负责本部门查阅综合档案室档案资料的审批工作;以及其他部门和外单位因工作需要查询本部门档案的审批工作;

(六)支持兼职档案员开展工作,帮助解决实际困难。

第九条 各部门应确定1-2名兼职档案员,具体负责本部门的档案工作。兼职档案员应当遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守。

其主要职责为:

(一)掌握了解档案工作的法律、法规,执行档案工作的规章制度和工作规范,掌握档案管理工作的基本技能;

(二)根据本部门归档范围和归档类目,做好本部门的预立卷工作;

(三)负责指导本部门归档材料的整理、立卷工作,保证归档文件材料完整、准确、系统;

(四)负责检查、督促、指导立卷人员将需要归档的文件材料整理组卷装订,做到组卷合乎要求,编目清楚、标题准确、装订整齐。相应的信息录入档案管理系统,信息完整,著录规范,并及时向综合档案室档案移交;

(五)负责文件材料的安全和保密工作;

(六)按规定时间向综合档案室移交本部门归档材料;

(七)经本部门档案工作负责人批准,查阅学校档案;

(八)在学院档案管理部门指导下开展本部门的档案宣传学习工作;

(八)参加业务学习,接受档案管理中心的业务指导和督促检查。

各教学单位、机关职能部门的兼职档案员是做好档案工作的源头,各级领导一定要给以高度重视,做到人员落实、岗位落实、工作落实,以保证档案工作的具体落实。

第十条 学校教职工有配合专职或兼职档案员做好本岗位所承担工作的档案保护、收集、整理、编目、著录、立卷、移交的责任和义务,自觉接受学院档案管理部门和本部门领导及兼职档案员的指导和监督,积极配合兼职档案员的工作,在规定时间内完成档案移交。

 

第三章  文件材料的形成与归档

第十一条  各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各有关部门要把档案工作纳入教学、科研、党政管理人员的职责范围,做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十二条  对于个人在从事学院工作的职责活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料,必须按照规定向院档案管理部门移交,任何个人不能据为已有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,我校档案部门可以通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案部门捐献档案的,学校应予以奖励。

第十三条  学院实行部门立卷制度,由文件材料形成和管理部门立卷,各教学单位、机关各职能部门均为立卷单位。其下属机构的文件材料,均由所属部门统一立卷。每个立卷人员的材料积累、立卷,均按立卷单位统一归档。院综合档案室按立卷单位接收档案。

第十四条 由几个部门共同协作完成的工作或项目,在完成后,协作部门将有关材料送主办部门,由主办部门负责完整的材料立卷归档。

第十五条 本院与其他单位分工协作完成的项目,应当保存一整套档案,其中本院承担的工作应为原件,协作单位的资料可为复制件,由经办部门负责立卷归档。

第十六条  上报科研成果、验收基建工程、大型仪器设备开箱验收、新产品试制鉴定等,应由兼职档案人员参加,并按照管理要求核准后,方可进行,其文件材料应归档。

第十七条  归档范围

依据《高等学校档案实体分类法》和我院档案工作实际情况,我院归档范围分为十一个类目:

(一)党政综合

主要包括学校党群部门和行政职能部门(教务、科研、产学研、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。

(二)教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

  (三)科学研究

主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

(四)基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

(五)仪器设备

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

(六)财务

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

(七)外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

(八)出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

(九)艺术(人物)

主要包括学校知名艺术家作品集、文集等,校级领导、知名专家、学者、教授和社会知名人士在学校管理和教学、科研等业务活动中形成的各种材料。

(十)声像

主要包括我校历史发展和主要职能活动中产生的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、胶片等各种非纸质材料及相应的文字材料。

(十一)实物

主要包括我校主要职能活动和重大活动中形成的具有保存价值的证书、奖杯、奖章、题词、书画、印章、工艺品、牌匾等。

第十八条  归档要求

() 学院实行部门立卷制度,由文件材料形成和管理部门立卷。每个立卷人员应按照工作程序和立卷要求,在本部门兼职档案员和综合档案室的指导下进行材料的积累,工作结束时整理、立卷。

(二)立卷人要“按照文件材料自然形成的规律、保持彼此之间的有机联系、符合便于利用”的要求,进行整理组卷,编写页号或件号,打印卷内目录、备考表,注明保管期限,经本部门负责人审查合格签字后,由本部门兼职档案员在规定期限内统一提交综合档案室归档。

(三)归档的文件材料要按学院统一的规范和要求,在学院办公系统的“档案管理系统”中著录归档的条目和信息,并上传相应的电子文档。

(四)归档的文件材料同一类的应格式一致,书绘装订工整,字迹清晰,不得使用圆珠笔、铅笔书、红色墨水及纯蓝墨水书写和复写。归档的文件材料除特殊情况外必须是原件,落款处要加盖部门公章。声像磁介质类的应声像清晰。

(五)归档的文件材料应齐全完整。已破损文件、热敏纸的材料、和已使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝木水书写和复写的材料,应予复制,复制件附于原件后一并归档。

(六)以逻辑归档的电子文件,其内容、格式应与纸质档案相同,并按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行,按时归档。

(七)在向档案部门移交档案时,必须填写移交目录一式两份,交接双方签字盖章后,移交目录由交接双方分别保存。

第十九条  归档时间

() 党政部门和能按年度归档的部门在次年五月底以前归档。

() 教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

() 科研、基建项目的专题性、成套性档案,在项目完成鉴定后三个月内归档。

() 仪器设备在开箱验收后一个月以内归档。

() 财会档案于五月底以前将会计年度终了以后,己在本部门保存满两年的归档。

 

第四章  档案的管理

    第二十条  综合档案室接收档案时,要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目排架等。

    第二十一条  按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》,对室藏档案实行密级划分及保管。

    第二十二条  档案库房应建立和健全库房管理制度,落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施,控制库房温湿度,确保档案安全。

第二十三条  综合档案室按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。档案保管期限分为永久和定期,定期一般分为30年、10年。基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。

第二十四条  档案室要建立档案统计、检查制度,定期对档案的收集、整理、保管、利用和各种数据情况进行统计和检查;并按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

    第二十五条  建立和健全档案库房管理有关制度。设专人负责库房管理,定期进行

查、清点,对于己破损、字迹不清的档案及时抢救,发现隐患立即向领导汇报解决。

    第二十六条  做好档案管理的基础工作,逐步实现档案的标准化、规范化和现代管理。加大力度推进档案信息化建设,以实现档案实体的保护和档案信息资源共享。

 

第五章  档案的利用

第二十七条  凡利用室藏档案,均应按本档案室规定办理利用手续。查阅本部门档案,需填写《天津美术学院档案借阅登记表》;跨部门查阅档案,需填写《天津美术学院非本部门档案借阅申请表》,并经本部门和档案所属部门领导审核同意后,方可查阅。

第二十八条 查阅及借阅后归还时,查阅人员需填写 《档案利用情况登记表》。 对借出的档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学院严肃处理。

第二十九条  校外人员要求利用档案时,须持单位介绍信及相关证明,说明查阅目的后,填写《外单位人员查阅档案登记表》,经归档部门主管领导审核签字同意后,由归档部门工作人员协助查阅相关档案,不允许外借。

第三十条  对于要求查阅、摘录、复制涉及未公开的技术问题,须经课题负责人同意;涉及机密和学院内部事项的问题,须经有关院领导批准。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第三十一条  对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不得提供原件使用。如特殊需要,须经档案部门领导批准。 

第三十二条  综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。

第三十三条  加盖综合档案室公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十四条  档案室应设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、计算机查询系统等,为利用档案创造便利条件。

第三十五条  社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案室无偿和优先提供。寄存在档案管理中心的档案,归寄存者所有。如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。

第三十六条  综合档案室应根据学校和社会需要,会同其他有关部门有计划、有步骤地开展档案的编研工作,为学校教学、科研、管理与领导决策提供有价值的参考资料。

第三十七条  综合档案室应采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。

 

第六章  档案的鉴定和销毁

三十八 对保管期限已满的档案,根据有关规定,在主管院领导的领导下,由业务部门、保密委员会、档案部门组成鉴定小组,其职责是调整密级和保管期限,提出销毁无保存价值档案的意见。

第三十九条  对经鉴定失去保存价值的档案,进行登记造册,报主管院领导审批后,予以销毁。销毁时应指定专人监销,学校有关部门要派人参加,并在销毁档案清册上签名、盖章。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

 

第七章  条件保障

四十  学校将档案工作所需经费列入预算,要随着库藏数量增加和不同载体档案业务的拓展增加经费,保证档案工作的需求。

第四十一条  学校为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建。

存放声像、电子等特殊载体档案,逐步配置恒温、恒湿、防火、防渍、防磁、防有害生物等必要设施。

第四十二条  学校为馆藏档案数字化设立专项经费,为综合档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第四十三条  综合档案室编制人数由学校根据本校档案数量和工作任务确定。

第四十四条  档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第四十五条  对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。

 

第八章 考核、奖励和处罚

四十六  学校建立档案工作检查、考核制度,对档案工作先进单位和个人(专、兼职)给予表扬和奖励。并作为档案员及部门年终考核聘任的内容之一。

第四十七条  对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

()在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

()在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

()在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

()将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的;

()同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第四十八条  有下列行为之一的,学校依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《天津市对档案违法行为行政处分的暂行规定》,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

()玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

()违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

()涂改、伪造档案的;

()擅自出卖、赠送、交换档案的;

()擅自泄露涉密档案内容的;

()将教学、科研、党政管理等公务活动中形成的应当归档的文件资料据为己有,拒不归档的;

()明知档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;

()其他违反档案法律法规的行为。

 

第九章 附则

第四十九条  本办法自发布之日起施行。2005年发布的《天津美术学院管理办法》同时废止。

第五十条  本办法由综合档案室负责解释。

 

 

201510

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