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04 天津美术学院档案工作岗位职责(2015年修订)
 

天津美术学院档案工作岗位职责

 

学院档案工作由一名院级领导分管,设院综合档案室,由院办公室主管。立卷部门受院综合档案室指导和本单位主管领导分管。各岗位职责如下:

一、分管档案工作院领导

() 负责贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的指示、规定,执行有关政策、法令。

() 加强对学校档案工作的领导,把档案工作纳入学校整体发展规划,并列入议事日程,加以研究。

() 定期召开院档案工作委员会会议。听取有关档案工作的汇报。研究、部署、检查档案工作。

() 关心档案工作和综合档案室的建设与发展,从人力、物力、财力上给予支持,及时解决工作中的重大问题和困难,逐步改善档案管理工作条件,使档案工作与学校各项工作协调发展。

() 负责监督、检查本校档案门类、载体的齐全与完整。

() 审定学校档案工作各项管理制度。

() 执行档案法和档案工作管理制度,在工作中成绩显著者予以奖励或表扬,违法或违反制度者予以批评或惩处。

 

二、学院办公室主任

() 负责领导综合档案室的日常工作。

() 负责贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级有关档案工作的指示、规定执行有关政策、法令。

() 组织、制订学校档案工作发展规划、计划及管理各项制度,并组织实施落实。

() 协助分管院领导召集学院档案工作委员会会议,并对档案工作提出要求,对档案材料的齐全、完整进行监督、检查。

    () 主持召开全院档案工作例会,搞好档案工作的培训、考评、总结。

() 接受主管院领导的委托,做好档案的有关工作。

 

三、各教学单位和各职能部门分管档案工作领导

(一)贯彻落实国家有关档案工作的法令、政策和学院有关规定,组织本部门职工学习档案法律、法规,执行学校档案工作规章制度,将档案工作纳入工作计划,纳入管理制度,布置、检查、总结、验收档案工作;

(二)按要求确定兼职档案员,将档案工作纳入有关人员的职责范围,明确档案工作责任;

(三)负责与综合档案室联系,指导、监督和检查兼职档案员的业务工作,提高归档案卷质量,保证按时归档;

(四)负责本部门向综合档案室移交档案的审查工作;

(五)负责本部门查阅综合档案室档案资料的审批工作;以及其他部门和外单位因工作需要查询本部门档案的审批工作;

(六)支持兼职档案员开展工作,帮助解决实际困难。

 

四、院综合档案室人员

    () 宣传贯彻执行《档案法》等国家和地方关于档案工作的法令、政策和规定;执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范;

    () 负责规划、协调全院档案工作,对各单位档案工作进行监督、指导和检查;

    () 制订和组织实施本院关于档案工作的规章制度,履行依法治档职责;

    () 负责本院档案和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作;

() 严格执行保密制度,做好档案密级划分和守密、解密、降密工作;

(六)确保档案实体安全,维护档案的完整、准确、系统,负责档案的防火、防盗、防虫、防鼠、防强光及温湿度控制等档案实体的保护工作;

(七)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作,实施档案的现代化管理;

 () 开展档案宣传、咨询活动,做好档案开放和利用工作,主动为学院各项工作服务,为师生员工和社会服务;

    ()充分发挥档案的文化教育功能,扩大档案工作的影响,提高师生的档案意识,将综合档案室办成学院教育基地之一;

() 开展档案编研工作和信息开发交流工作,发挥档案的信息源作用;

(十一) 开展档案理论和档案业务的研究,组织参加有关交流活动;

(十二) 组织全校专、兼职档案人员的业务学习与培训,负责指导兼职档案人员的工作;

    (十三) 做好学校档案工作委员会日常工作;

(十四) 围绕学院中心工作,完成学院交办的任务。

 

  五、各教学单位、职能处室兼职档案员

(一)掌握了解档案工作的法律、法规,执行档案工作的规章制度和工作规范,掌握档案管理工作的基本技能;

(二)根据本部门归档范围和归档类目,做好本部门的预立卷工作;

(三)负责指导本部门归档材料的整理、立卷工作,保证归档文件材料完整、准确、系统;

(四)负责检查、督促、指导立卷人员将需要归档的文件材料整理组卷装订,做到组卷合乎要求,编目清楚、标题准确、装订整齐。相应的信息录入档案管理系统,信息完整,著录规范,并及时向综合档案室档案移交;

(五)负责文件材料的安全和保密工作;

(六)按规定时间向综合档案室移交本部门归档材料;

(七)经本部门档案工作负责人批准,查阅学校档案;

(八)在学院档案管理部门指导下开展本部门的档案宣传学习工作;

(八)参加业务学习,接受档案管理中心的业务指导和督促检查。

 

六、学校教职工有配合专职或兼职档案员做好本岗位所承担工作的档案保护、收集、整理、编目、著录、立卷、移交的责任和义务,自觉接受学院档案管理部门和本部门领导及兼职档案员的指导和监督,积极配合兼职档案员的工作,在规定时间内完成档案移交。

 

 

20159         

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