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08 天津美术学院电子文件归档管理暂行办法
 

天津美术学院电子文件归档管理暂行办法

 

第一章 总 则

第一条 为适应信息化建设的需要,提高档案管理水平,增强档案服务功能,规范我校电子文件归档管理工作,维护电子文件的真实性、完整性和有效性,确保电子文件的安全和信息可用性,充分发挥电子文件的凭据参考作用,根据《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局6号令)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)和《高等学校档案管理办法》(教育部27号令),制定本办法。

第二条 本办法所称的电子文件是指学校在教学、科研、管理等活动中形成的以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体之上,依赖计算机等数字设备阅读、处理的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

 

第二章 管理体制与工作职责

第三条 各归档部门兼职档案员负责本部门电子文件的收集、整理、归档与移交工作;综合档案室负责已归档电子文件的管理;信息化办公室为电子文件管理提供信息化支持。

第四条 综合档案室是学校管理电子文件的归口单位,负责归档电子文件的集中保管与提供归档电子文件的利用,以及对各部门电子文件的归档管理工作进行监督和指导。

 

第三章 电子文件的收集与归档

第五条 学校各部门在教学、科研、管理以及其它职能活动中直接形成的,具有查考利用价值的电子文件均属于收集积累范围。

第六条 电子文件的归档范围、保管期限的划分参照《天津美术学院归档范围和保管期限表》的有关规定执行,并执行纸质档案材料和电子档案材料同步归档制度。

第七条 归档电子文件必须保证其真实性、完整性和有效性,确保电子文档的安全和信息可用性。归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

第八条 电子文件的密级按照国家有关纸质档案密级划分的相关规定执行。

第九条 电子文件归档的基本要求

1、电子文件的归档可采取两种方式进行,一是利用天津美术学院档案管理系统,对本部门生成的文字、图表类的归档文件,在著录案卷信息同时,上传电子文档;二是对于无法通过档案管理系统上传的电子文件,可采用安全、有效的介质定期进行物理归档。

2、对于需物理归档的电子文件,各部门兼职档案员将办理完毕的电子文件,拷贝至一次性写光盘的载体上,载体上标注好盘内文件内容、年度,同时提交纸质光盘目录,包括文件内容、年度、类别、存储件数、保管期限、存入日期等,如要保密还要标明密级。

3、电子文件应于事项办结后实时或定期归档,定期归档应当在第二年5月底前完成。

4、电子文件归档时,需由交接双方对电子文件的载体及其技术环境进行检验,合格方可进行交接。检验项目如下:

1)载体有无划痕,是否清洁;

2)有无病毒;

3)核实归档电子文件的真实性、完整性及有效性;

4)对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

凡检验不合格的,应及时退回形成单位重新制作后再次检验,直至合格。

第十条 归档完毕后,电子文件形成部门还应将电子文件在本部门保存至少3年。

 

第四章 电子文件的保管和利用

第十一条 档案管理部门应配备电子文件管理、利用的设施设备。

第十二条 归档电子文件的保管应当符合下列要求:

1、定期对电子文件的保管情况、可读取状况进行检查,发现问题及时处理。

2、电子文件运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时,应当将其及时迁移、转换。

3、电子文件应当实行备份制度。

4、根据电子文件不同载体保管环境的要求,选择适宜的保管条件。

第十三条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项:

1、封存的电子文件不得利用和外借,利用时使用电子文件的复制件。

2、归档电子文件查阅利用时应遵守国家和学校的有关保密规定。对具有保密要求的归档电子文件不得在互联网上提供利用。

第十四条 超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除的载体上,应连同存储载体一起销毁,并由档案部门列出销毁归档电子文件目录存档备查。

第十五条 档案部门应当按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

 

第五章 附 则

第十六条 本办法未尽事宜,参照国家、天津市其它有关电子文件的标准和规定。

第十七条 本办法由学校综合档案室负责解释。

第十八条 本办法自颁布之日起施行。

 

 

 

 

 

20159        

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