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09 天津美术学院教学类档案工作规范
 

天津美术学院教学类档案管理工作规范

 

第一条 为了加强教学类档案(以下简称教学档案)工作,充分发挥教学档案在学校教育管理,教学活动,教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,逐步实现教学档案工作标准化、规范化、网络化和现代化,并为今后考核教学档案工作提供依据,特制定本规范。

本规范依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法和档案工作规范》等法律、法规,结合我校的实际情况,特制订本规范。

第二条 教学档案工作的基本原则

1、凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像、电子载体材料均属教学档案。

2、教学档案是衡量院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是学校档案的主体、核心和重点。

3、教学档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。对教学档案中少数不属永久保存的类目,如本科生毕业论文,实习报告等可由院系保存,学校综合档案室只按一定的比例择优接收。

4、教学档案是教学管理的重要组成部分,应实行“三纳入”、“四同步”,即纳入教学计划、规划,纳入教学管理制度,纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

5、各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应兼职档案干部,统一管理本部门、本系统的教学文件材料,并按期向学校档案部门办理移交。

6、努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变,分散管理向集中统一管理转变,手工管理向现代化管理转变,逐步参与教学管理,成为教学管理和教改的参谋部门,成为教学业务工作的信息咨询部门之一。

7、逐步建立教学档案数据库,并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

8、要把教学档案工作列入本校教育发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证。

第三条 教学档案归档范围的确定

1、确定的原则

(1) 归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远状况具有参考价值和凭证作用。

(2) 归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统。

(3) 归档的教学文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

2、归档的主要内容和重点

(1) 归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材工作等方面。

(2) 归档的重点是本校在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

3、不归档的文件材料

1)上级有关教学的普发的 (非专指高校) 、无需经办的文件;

2)上级有关教学的未定稿的文件;

3)重份文件;

4)无查考利用价值的事务性临时性文件;

5)非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件;

6)校内其他单位发来的文件;

7)与校外单位交换来的材料;

以上不归档材料如认为必要,也可自行作资料暂存。

 

    第四条 教学文件材料的部门立卷与归档流程

    1、形成与积累

1)每年新学年开始后,由分管档案工作的院领导向教学管理部门、各院系分管档案工作的领导、兼职档案员布置形成积累教学文件材料的任务。

2)教务部门会同档案部门向各院系、部门发放各种教学文件材料表格,学籍登记表(卡),积累用档案盒等。

3)教务部门、各院系、部门兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料,并定期进行整理。

4)教务部门和综合档案室随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。

5)归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。

6)教学档案管理文件一般归档一份。

2、整理组卷

1)坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则,由教学管理部门和各院系兼职档案员负责将本部门档案材料向档案部门归档。

2)根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,一般每卷不超过 200 页。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

4)卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。

5)卷内材料一律拆掉易锈金属物,分别用线装订,对破损的文件材料应进行修补。

6)凡是文件材料未注明标题的加制封面,注明题名、责任者、时间。

7)各种材料大小应为A4 ,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。

8)文中密不可分的插图、照片贴入文字材料内;附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料专柜保管,但需填写与文字材料卷一致的档号。

9)透明图纸用缝纫机打图边,并贴上标签 , 填写张号与文字报告一致的档号。

10)按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者,在右上角加盖有全宗号、档号、件号、张数的戳记,并逐项填写。

11)填写卷内目录及备考表。

12)凡教师业务档案中规定的内容已分别归入其他类档案的,如专著、论文已归入出版类,科研成果已归入科研类,在卷内目录中注明相应类目的档号。

13)文件形成部门提出每个案卷的密级并会同综合档案室确定。

14)填写案卷封面各栏目,标题要简短、准确。

3、归档验收

1)将组好卷的档案信息录入档案管理系统,信息完整,著录规范。

2)移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。

3)移交时填写移交目录。移交目录一式两份,双方各执一份。

4)教学综合管理文件应在次年5月底前归档,其他各类材料应在完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。

 

 

 

20159         

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