天津美术学院学籍档案管理办法

 

为了进一步加强和规范学籍档案工作，提高档案管理水平，更好地为学生、学校和社会等各方提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等，结合本院实际情况，特制定本办法。

第一条  学籍档案是指学生自被学校录取之日起，学校在对其培养及管理过程中形成的，与学生个体密切相关的，具有保存价值的文字、照片、图表等各种材料，经归档整理后，由学院综合档案室永久保存的档案。是学校对学生培养过程的历史记录和重要凭证，学生的录取、培养、奖惩、学籍异动、成绩和毕（结）业等材料是其中的重要组成部分。

第二条  各立档单位要明确负责分管学籍档案的工作人员，具体负责或组织本单位学籍档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作。综合档案室负责指导、检查、帮助立档单位做好立卷归档工作。

第三条  归档范围

学籍档案归档范围包括：学生基本信息、录检信息、入学信息、毕业信息、学位授予信息、奖励信息、处分信息、异动信息、成绩信息、论文信息、社会关系等。

第四条  质量要求

归档材料记录内容完整，所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

1、手工书写应用的黑色、蓝黑色墨水，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写，字迹工整清晰，签字手续完备。

2、去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物，对破损的文件材料应进行修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

3、毕业审查和学位评定的栏目中，要填写毕业审查和学位评定结果并盖章。

4、电子档案与纸质档案同时归档，确保内容一致。

第五条  归档立卷要求

1. 按照部门立卷的原则，学籍档案由学籍管理部门的兼职档案员负责将学籍文件材料核实后向综合档案室归档。

2、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，凡不符合规定要求者，在档案室的指导下限期改正，直到符合要求方可接收。

3、移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方签字盖章，各执一份。

4、归档时间：综合管理文件次年6月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。

第六条  开发利用

1、学籍档案一帮情况下只允许在档案室查阅，不得外借。查阅本部门学籍档案，需填写《天津美术学院档案借阅登记表》；

2、跨部门查阅学籍档案，需填写《天津美术学院非本部门档案借阅申请表》，并经本部门和档案所属部门领导审核同意后，方可查阅。

3、非本院工作人员查阅学籍档案，应持有效证件及相关证明，由学籍档案归档部门协助查阅，并办理相应手续。

4、摘抄、复制学籍档案内容及出具档案证明，应加盖档案管理部门和学籍工作管理部门公章，方为有效。

5、档案馆做好编目工作，指导利用者查找、利用档案，解答有关问题。

6、及时收集登记利用学籍档案所产生的社会效益与经济效益。

第七条  监督管理

1、凡已归档的文件材料需要修改时，必须经学籍档案生成部门负责人及主管院领导签字批准，未经批准，不得修改任何文件材料。

2、加强对学籍档案管理工作的监督和检查，建立定期检查制度，及时研究解决档案管理工作中的问题。

3、档案工作人员要忠于职守、熟悉业务，认真负责地做好学籍档案管理工作。

4、加强学籍档案管理工作的硬件设施建设，建立符合国家的档案存放环境，做好学籍档案的防火、防盗、防潮工作，保证学籍档案安全。

5、对违反本办法，涂改、伪造、损毁学籍档案材料等行为要追究责任，严肃查处。

 

 

2015年7月