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外来文件材料及专项工作文件材料归档范围、保管期限的划定
 

外来文件材料及专项工作文件材料归档范围、保管期限的划定

——在实践中解读国家档案局8号令

               

                    
    
国家档案局8号令对机关常规工作产生文件材料的归档范围及保管期限有了较为清晰明确的划定,而对外来文件及自身形成的专项工作文件材料的归档范围及保管期限划定相对有些欠缺。对此,通海县档案局从2006年实施8号令以来,一直在这些方面寻找规律,经过几年的实践,已找到了这类材料的规律性,并运用于机关单位归档工作中,使立档单位能更全面、准确把握应归档文件材料的范围及保管期限划定。同时形成了通俗易懂的培训材料。

一、外来文件归档范围及保管期限划定
    
外来文分为上级业务主管部门来文、非业务主管部门来文、下级来文
    
(一)上级业务主管来文
     1
、事务任务性文件一般不需要归档,如培训通知、会议通知、考核通知等。但本机关根据来文完成工作任务过程中形成的材料,即转化成了自行文,属于本机关文件材料的归档范围。
     2
、涉及本机关的指标任务性文件属于机关的归档范围,如工作经费下达、工作任务下达通知等。这类文件材料一般保管期限是10年。
     3
、方针政策性和指导性规范文件属于本机关的归档范围,它是本机关开展业务工作的指导依据性文件,如针对业务工作下发的规定、办法、实施细则、方案等。这类文件材料一般保管期限是30年。
     4
、直接提及本机关的人、财、物、事件的普发性文件。如一个文件中有多个单位领导的职务任免或表彰先进的,其中包含本机关领导任免或表彰本机关先进个人、先进集体的。这类文件材料属于本机关的归档范围,保管期限的划定8号令中较为清晰,不再赘述。
  
(二)非业务主管部门来文
    1
、需要归档的文件材料有两类:一是收文单位是本机关的文件材料。如本机关的机构设置及调整、职能职责、福利待遇审批、资产划转等的文件材料。二是普发性文件中直接提及本机关人、财、物或其他重要事项的文件。(同上级业务主管部门文中的第4点)保管期限的划定8号令规定较为清晰,不再赘述。
    2
、不需要归档但有必要作为资料保存的文件材料有两类:一是非本机关主要业务但需要贯彻执行的文件材料,如机关工作人员医疗保险标准调整的规定、机关工作人员退休、休假制度等文件应作为资料保存。二是相关部门成立的涉及本机关人员的临时机构,如果领导小组办公室未设在本机关内,则作为资料保存。
    
(三)下级来文
    
下级来文的归档范围及保管期限在国家档案局8号令中已有清晰表述,不在此重述。
二、专项工作文件材料归档范围及保管期限划定
    
专项工作文件材料分为业务专项工作文件材料和非业务专项工作文件材料。
    
(一)业务专项工作文件材料
    1
、临时、短期性业务专项工作文件材料属于本机关的归档范围。如县妇联在.节期间组织开展妇女活动所形成的文件材料,有领导小组、活动方案、活动记录、总结等。这类专项工作文件材料归档时重点把握三个材料:领导小组、工作方案、活动总结,保管期限为30年;活动过程中产生的相关记录及其他痕迹材料保管期限是10年。
    2
、普查、调查专项工作文件材料属于本机关文件材料的归档范围。这类材料相对较为重要,所形成的材料一般有工作机构、工作方案、工作经费、普查基础数据、汇总数据、工作总结等。这类材料保管期限为永久。
    
(二)非业务专项工作文件材料
    1
、临时、短期性非业务专项工作文件材料属于本机关文件材料的归档范围。如各机关单位学习十八大精神的总结、党支部保先教育月活动的工作总结。这类材料的保管期限是10年。
    2
、长期性非业务专项工作文件材料属于本机关文件材料的归档范围。这类材料有常规性和非常规性两种:一是常规性工作,如党风廉政建设工作、社会治安综合治理工作,这类材料重点把握年终工作总结,保管期限是30年,其他痕迹材料保管期限是10年;二是非常规性工作,如科学发展观学习活动、保先教育学习活动、创先争优活动等。这类活动重点把握三方面材料:领导机构、活动方案、年度工作总结及活动结束时整个活动的工作总结,保管期限是30年;其他阶段性的过程材料保管期是10年。
三、效果及影响
    1
、自2006年实施国家档案局8号令以来,通海县档案局用创新的观念指导各机关单位拟写《XXX文件材料归档范围及保管期限规定》,始终本着制定实施修改完善的原则,成熟一个单位审批一个单位,截止2012630日,完成了全县76个机关单位的审批工作。使每个机关单位的《归档范围及保管期限的规定》尽量做到了全面、清晰、准确、实用。
    2
、国家档案局8号令实施以来通海县档案局用创新思维指导各立档单位的归档工作,在各立档单位中持续开展培训,普及文件材料收集整理常识,努力使机关干部明白自己工作中形成的文件材料哪些该归档,该怎样整理。确保了各机关单位归档质量,努力做到完整、系统、准确。

 

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