电子文件归档与管理规范

1　范围

本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。

本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企事业单位，其他社会组织可参照执行。

各级党政机关与社会团体，应依据本规范对本单位形成的具有保存价值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效的管理。各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件，以及馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存。

2　规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 11821－2002  照片档案管理规范

GB/T 18894-2002  电子文件归档与管理规范

GB/T 19667.1-2005  基于XML的电子公文格式规范 第1部分：总则（Specification for the structure of electronic official document based on XML—Part:1 General principles）

GB/T 19667.2-2005  基于XML的电子公文格式规范 第2部分:公文体

GB/T 20916-2007  中文办公软件文档格式规范

DA/T 1-2000  档案工作基本术语

DA/T 18-1999  档案著录规则

DA/T 31-2005  纸质档案数字化技术规范

DB/T 380-2002  江西省归档文件整理规则

中办发[1996]14号  中国共产党机关公文处理条例

国发﹝2000﹞23号 关于发布 《国家行政机关公文处理办法》的通知

国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日

国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006年12月19日

中华人民共和国电子签名法

ISO 15489 Information and documentation—Records management （信息与文献——文件管理）

ISO 23081-1 Information and documentation – Records Management Processes – Metadata for Records—Part 1: Principles（信息与文献——文件管理——元数据原则）

ISO 14721 Open archives information system (OAIS,开放档案信息系统)

W3C Namespaces in XML  XML的命名空间(Namespaces)

ISO/IEC 26300 :2006 INFORMATION TECHNOLOGY - OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFICE APPLICATIONS (OPENDOCUMENT) V1.0 （信息技术—办公应用程序开放文档格式）

ISO 19005-1 :2005 DOCUMENT MANAGEMENT - ELECTRONIC DOCUMENT FILE FORMAT FOR LONG-TERM PRESERVATION - PART 1: USE OF PDF 1.4 (PDF/A-1)（文件管理—电子文件长期保存格式—第一部分：PDF的使用）

《电子文件管理指南》，国际档案理事会电子文件管理委员会,1997

3　术语与定义

3.1　  

电子文件（Electronic Records）

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

形成于办公自动化等业务信息系统中的电子文件称为正式电子文件。为制作纸质正式文件而形成的、与纸质定稿文件内容相同的电子文件称为辅助性电子文件。

3.2　  

归档电子文件（Archival Electronic Records）

具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件。一份完整的归档电子文件由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。结构与背景信息决定了归档电子文件的历史价值。

3.3　  

内容（Content）

内容是指与电子文件行文目的有关的主题信息，包括正文、附件等，是电子文件形成的最初目的。

3.4　  

结构（structure）

结构是指表述电子文件内容排列，各构成部分之间的连接方式、相关文件之间的关系及其在存储器中的构成等信息。

3.5　  

背景（context）

背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。背景信息有助于理解职能活动过程，有利于辨别电子文件所处的大业务活动背景和职能活动背景，有益于记录职能活动过程的顺序，维护文件之间的联系。

3.6　  

真实性（Authenticity）

指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。包括三重含义：电子文件内容与其用意相符，电子文件的形成和发送与其既定的责任者和发送者相符，电子文件的创建时间或发送时间与其既定时间相一致。

3.7　  

完整性（Integrity）

指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。完整性有三层含义：第一，电子文件的内容、结构、背景信息没有缺损；第二，作为记录社会活动真实面貌的、有着内在有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；第三，  与主文件相关的支持性、辅助性、工具性文件齐全。

3.8　  

有效性（Utility）

指电子文件应具备的可查找、可检索、可呈现和可理解性，即电子文件的可靠性与长期可读性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。一份有效的电子文件应该能够表明其与形成它的职能活动和履行职能过程的直接关系，这种关系应由背景信息加以保存和表达。

3.9　  

电子文件元数据（Electronic Records Metadata）

电子文件元数据是描述电子文件内容、结构、背景信息及整个管理流程，又能够被计算机及网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。

3.10　  

信息包（Information Package）

信息包，又称为信息总体，是一组信息的集合，由为长期保存电子文件所需的所有内容信息与保护描述信息组成。内容信息与保护描述信息构成电子文件的元数据总体。

信息包分为提交信息包（SIP）、档案信息包（AIP）与分发信息包（DIP）。提交信息包用于归档电子文件的移交，档案信息包用于归档电子文件的长期保存，分发信息包用于归档电子文件的查阅。经过数字签名封装的，基于XML（可扩展标记语言）的信息包是确保电子文件凭证性、实现电子文件长期保存与海量存储的有效数据格式。

3.11　  

保护描述信息（Preservation Description Information）

保护描述信息是对电子文件自身最基本特征的描述，能在电子文件自生成直至永久保存全过程中用于显现、理解电子文件内容信息。保存描述信息由内容描述信息、结构信息、背景信息、管理信息、固化信息构成。

3.12　  

管理信息（Management Information）

管理信息是指描述电子文件管理过程的信息，由鉴定信息、归档信息、权限管理、维护历史等信息集组成。

3.13　  

固化信息（Fixity Information）

固化信息是用以保障并确认电子文件及其元数据信息可信性与完整性的信息，如能够描述数字签名的内容值、校验和等。

3.14　  

捕获（Capture）

指对电子文件及其元数据进行实时收集和存储的方法与过程。

3.15　  

迁移（Migration）

在保证电子文件真实性、完整性与有效性前提下，将电子文件从源系统向目的系统转移（硬件平台转移、操作系统平台转移、数据库平台转移、中间件平台转移等）、从一种格式向另一种格式转换、从一种存储介质向另一种存储介质转移、应用软件升级的方法与过程。

3.16　  

逻辑归档（Logical Filing）

指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

3.17　  

物理归档（Physical Filing）

指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3.18　  

鉴定（Appraisal）

指鉴别、判定电子文件真伪、价值与有效性的过程，包括内容鉴定与技术鉴定。电子文件的双重鉴定贯穿于电子文件管理的全过程，从室藏鉴定、馆藏鉴定到保管期满鉴定，从系统迁移到存储介质转换，都需进行内容鉴定与技术鉴定。电子文件的室藏鉴定又分为先期鉴定、归档鉴定。

内容鉴定是根据电子文件的内容确定密级、确定安全分类、归档范围和划定保管期限的鉴定。技术鉴定指对电子真实性、完整性、有效性鉴定，以及无病毒鉴定、存储介质状态鉴定。先期鉴定是指在电子文件创建过程中、未正式形成之前，对其归档范围和保管期限所作的一般推断。先期鉴定有利于及时捕获具有保存价值的电子文件。

4　总则

4.1　开展电子文件归档与管理工作，旨在留存信息时代的机构记忆与社会记忆，保护立档单位核心信息资源，保证归档电子文件凭证性，避免政府及社会各界在电子政务与档案信息化建设中的重复投资和资源浪费。

4.2　立档单位应健全制度、领导分管、明确职责、规范技术与方法四项并重，为电子文件的归档与管理提供政策、制度、技术与人员保障。

4.3　电子文件归档与管理应以保证其凭证性与长期可读性为主要目的。

4.4　为保证具有保存价值的电子文件得以及时捕获，保证归档电子文件的真实性、完整性与有效性，应遵循前端控制与全程管理原则。

4.5　为保证电子文件真实性、完整性、有效性，应自设计其生成环境直到永久保存或销毁，从电子文件的管理制度、管理系统功能、长期保存策略、系统安全防范、存储与备份等各方面加以规范并实施严格管理。

4.6　办公自动化等业务信息系统应按保证电子文件凭证性功能要求建设，在规划、需求分析、业务流程与功能设计阶段，将电子文件归档与管理的重要功能嵌入系统，提高管理自动化程度，使具有保存价值的电子文件及其元数据得以及时捕获，并得到规范管理。

4.7　纸质正式文件的印制工作应集中于机关打字室进行，有利于辅助性电子文件的统一管理与收集。

4.8　正式电子文件与辅助性电子文件一经形成，其原始文件经加密或数字签名后封存于专用存储器中，采用复制件进行电子文件的鉴定、整理与归档工作。

4.9　根据归档电子文件的凭证性保障与长期保存对技术、软硬件系统架构、管理成本、安全、专业技术人员等各方面提出的高要求，应对归档电子文件实行异地集中统一管理策略，各级党政机关和社会团体应将经加密或数字签名处理的原始归档电子文件定期进行物理归档，移交至同级国家档案馆。

4.10　各级国家档案馆应作为同级党政机关和社会团体电子政务信息集中备份的重要场所之一，应按凭证性保障与长期保存的要求对接收进馆的归档电子文件实行集中统一管理，并向党政机关与社会团体提供归档电子文件的查阅利用。

4.11　电子文件易受损、易篡改、非直读、非实体存在、易丢失等特点，决定电子文件管理要求不同于纸质文件，电子文件的捕获、收集、鉴定、归档、整理等各项工作必须前移。

4.12　各级档案行政管理部门，对同级立档单位电子文件归档与管理工作负有监督、指导职责，应从制度建设、技术应用、管理方法、人员培训等各方面提供指导与帮助。

5　电子文件真实性、完整性与有效性保障

5.1　管理制度与职责保障

立档单位电子文件管理制度、机关公务员及相关工作人员应备的职业道德是电子文件真实性、完整性与有效性的重要保障，是确保电子文件凭证性的基础。

5.1.1　立档单位应将电子文件管理纳入本机关文件管理体制，明确分管领导，建立相应制度。

5.1.2　立档单位应根据本机构电子政务建设情况，就电子文件的捕获、归档、分类、鉴定、编目、统计、管理、存储、利用、备份、安全等各方面确定岗位职责与责任人，并在机构内公布。

5.1.3　档案管理人员应对电子文件归档与管理工作的各方面负责。

5.1.3.1　应参与制定本单位电子文件归档与管理制度。

5.1.3.2　应参与本单位电子文件管理系统的设计、实施与维护；尤其是办公自动化系统的设计，档案管理人员应根据电子文件凭证性保障要求，拟定功能需求、元数据方案、安全利用方案并嵌入系统，实现对电子文件的前端控制。

5.1.3.3　是电子文件归档与管理各工作流程的主要责任人。

5.1.3.4　应负责维护归档电子文件及其元数据的准确性、可获取性与可靠性。

5.1.3.5　应负责本单位电子文件管理系统涉及文书处理各流程用户的操作指导与培训。

5.1.3.6　应加强电子文件管理与计算机应用技术的学习与培训。

5.1.4　立档单位信息管理部门对电子文件管理系统软硬件平台的设计与正常运转，对系统安全体系的设计与实施，对归档电子文件及其元数据的准确性、可获取性与可靠性负有责任。

5.1.5　立档单位涉及系统内文书处理各流程的机关工作人员，对电子文件的形成、捕获与先期鉴定负有责任。

5.2　基本技术保障

5.2.1　电子文件管理系统

电子文件管理系统作为一种特殊的信息系统，其主要功能是捕获、管理并维护归档电子文件真实性、完整性与有效性，支持电子文件检索，为机构的职能活动提供凭证。电子文件管理系统是办公自动化等业务信息系统的有机组成部分；电子文件管理系统也可以是一个相对独立的系统，通过符合规范要求的系统接口与办公自动化等业务信息系统相连，以捕获具有保存价值的归档电子文件及其元数据。

5.2.1.1　电子文件管理系统旨在保证电子文件的真实性、完整性与有效性，保护归档电子文件的凭证性。

5.2.1.2　系统应支持并满足党政机关与社会团体的现行业务管理与事务处理要求，支持对电子文件的检索与利用。

5.2.1.3　规范元数据捕获技术

5.2.1.3.1　系统应能常规性捕获职能活动范围内的所有电子文件，其管理对象为党政机关与社会团体在其全部职能活动范围内开展工作所形成的电子文件。

5.2.1.3.2　应将主要门类文件保管期限划定依据先期嵌入系统，供文件创建人员选择，初步划定电子文件的保管期限，实现电子文件的先期鉴定，保证具有保存价值的电子文件得以捕获并保存。如机关文书类文件，可将《机关文件材料归档范围和文档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）中永久保管的8条依据、定期保管的9条依据嵌入系统。

5.2.1.3.3　应将DB XX/TXXX-2007 电子文件元数据规范 必备元数据随业务流程嵌入系统，根据系统研发成本及电子文件管理要求选择非必备元数据嵌入系统，实现元数据的自动或半自动捕获，从而证明电子文件的真实性、完整性。

5.2.1.3.3.1　在电子文件创建过程中，能自动捕获题名、责任者、文件编号、文件形成时间等内容描述信息。

5.2.1.3.3.2　在电子文件创建过程中，能自动捕获格式、文件大小、数字化制作等结构信息。

5.2.1.3.3.3　在文书处理过程中，系统应能自动捕获并记录创建过程、数字化过程等背景元数据，如处理类型、处理人、各种处理时间、处理意见、数字资源制作等元数据。

5.2.1.3.3.4　在电子文件正式签发后，系统应自动为其分配一个唯一标识符，用于为电子文件命名、为标识符元数据赋值。标识符可保持原始电子文件与复制件、不同稿本电子文件、元数据之间的链接，直到档号生成为止。电子文件命名、标识元数据赋值应由系统自动完成。

5.2.1.3.3.5　在归档电子文件管理过程中，系统应能自动捕获并记录鉴定、归档、保存、利用等管理元数据。

5.2.1.3.3.6　具有默认值域的元数据，系统研发时应将相关值域植入系统，供文书处理人员与档案管理人员选择并赋值。如文种、稿本、文件集合类型、电子文件类别代码、保存历史的操作类型、关联类型、全宗内分类代码及名称、鉴定类型、归档类型、保管期限、密级、安全分类、处置类型等元数据。

5.2.1.3.3.7　系统应能为全宗号、全宗名称、全宗类型、组织机构代码、立档单位组织沿革、立档单位联络方式、全宗构成、全宗维护历史、归档标识等元数据自动赋值，并可维护。

5.2.1.3.3.8　系统应能根据档号元数据项自动或人-机互动为电子文件命名，为电子文件号元数据赋值。

5.2.1.3.3.9　系统应能自动捕获数码照片的相关内容描述与结构元数据。

5.2.1.3.3.10　对符合国家公文格式要求的纸质文件进行数字化处理时，系统应能自动捕获题名、文件编号、责任者等元数据。

5.2.1.3.3.11　在标准、技术、管理体制能够支持时，系统内应采用规范化模板技术实现对电子文件及其元数据的捕获。

5.2.1.4　安全保管措施

5.2.1.4.1　应为归档电子文件及其元数据的保管配置符合安全要求的专用服务器或存储阵列。应配置专用的符合安全要求的临时存储器，用于存储系统中处于流转状态，暂时无法确定保管责任的电子文件，保存时间不应少于1年。

5.2.1.4.2　应为归档电子文件及其元数据的保管配置必要的安全设备，如硬件防火墙、硬件防毒墙、入侵检测、正版杀毒软件等。

5.2.1.4.3　应根据归档电子文件的密级、分类方案、受限程度等制定安全利用方案并嵌入系统，在系统内为归档电子文件的访问与利用设置严格的身份识别与权限管理机制，阻断未经授权的、针对归档电子文件进行的删除、修改、下载、复制等非法操作。

5.2.1.4.4　系统应能跟踪、审计并捕获对归档电子文件的利用，在利用历史元数据中自动记录利用类型、利用描述及利用时间。

5.2.1.4.5　系统应设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对归档电子文件实施操作的人员、时间、设备、项目与内容等。

5.2.1.4.6　系统应对归档电子文件逐页加注防错漏、防调换标记。

5.2.1.4.7　系统应对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。

5.2.1.4.8　经正式签发的电子文件存入专用存储器后，系统应根据先期鉴定及查杀病毒结果自动为应归档电子文件制作一份拷贝，并对原始电子文件进行加密或数字签名，以保证自形成直到物理归档期间归档电子文件的真实性。复制件用于电子文件的鉴定、元数据著录、立档单位留存查阅利用等。经数字签名的原始电子文件用于物理归档。原始电子文件与复制件分别集中存储管理。

5.2.1.5　电子文件的光盘存储与备份应规范化、标准化。

5.2.1.5.1　系统应按照DBXX/TXXX-2007 电子文件归档与存储光盘规范 的要求，支持归档电子文件的光盘存储与备份。

5.2.1.5.2　用户根据授权许可进行备份操作。

5.2.1.5.3　备份操作者可自定义备份对象。

5.2.1.5.4　为移交或备份的电子文件自动形成目录数据库并存入规定文件夹。当发现目录数据信息错误，需更新数据时，应按DBXX/TXXX-2007 江西省电子文件归档与存储光盘规范 的要求进行更新。

5.2.1.5.5　系统应为移交或备份操作提供Readme.txt文件的编写窗口，以及光盘编号输入窗口。

5.2.1.5.6　系统应支持将同一份电子文件的原始格式文件、标准化格式文件分别建立文件夹集中存储于同一张光盘的DATA文件夹下。

5.2.1.5.7　系统应能自动为当前备份的电子文件赋值光盘编号元数据。

5.2.1.6　电子文件登记措施

5.2.1.6.1　登记元数据项包括标识符、文件题名、责任者、文件形成时间、文件编号、稿本代码，保管期限，档号，光盘编号。其它登记信息可由系统自动赋值，包括形成部门、登记日期、通讯地址、电话、联系人。

5.2.1.6.2　系统应能根据先期鉴定结果，对被捕获的电子文件进行自动或半自动登记，以确认电子文件正式进入电子文件管理系统，为后续的归档与整理提供依据。首次登记项包括标识符、文件题名、责任者、文件形成时间、文件编号、稿本代码、保管期限。见附录A.1 《电子文件登记表》

5.2.1.6.3　电子文件归档、整理完毕，系统应能根据全宗号等标识元数据自动生成并登记档号项，确认保管期限项，形成归档电子文件登记表。见附录A.2 《归档电子文件登记表》

5.2.1.6.4　登记表未经授权许可不得进行增加、修改操作，应对登记操作形成跟踪审计记录。

5.2.1.6.5　系统应针对纸质档案数字化资源为元数据登记提供屏幕OCR功能。

5.2.1.6.6　首次登记完成后，系统应使用标识符与电子文件复制件之间建立链接，供鉴定时查看原文。

5.2.1.7　电子文件鉴定与整理功能要求

5.2.1.7.1　根据电子文件登记表，系统应形成并显示已逻辑归档的、需鉴定的电子文件清单。

5.2.1.7.2　系统应为需鉴定的电子文件提供查杀病毒引擎，启动杀毒软件。

5.2.1.7.3　系统应设计并实施电子文件真实性、完整性与有效性自动鉴定功能。自动鉴定可依据文件最后修改时间、创建时间、签发时间、元数据捕获完整性、系统日志等重要数据进行。对缺少必备元数据的电子文件，系统应形成报告清单，供档案管理人员对照进行补充著录。

5.2.1.7.4　系统应根据电子文件登记表以及其中的原文链接，为档案管理人员提供电子文件可读性鉴定窗口。

5.2.1.7.5　系统应在内容鉴定窗口，同时打开元数据著录窗口及原文显示窗口，使档案管理人员能方便、准确地鉴定电子文件，为归档标识、密级、安全分类、保管期限元数据赋值，还可同时补充著录相关元数据。

5.2.1.7.6　归档电子文件鉴定、整理完毕后，系统应能自动生成档号，使用档号为不同稿本的电子文件命名，为档号元数据、电子文件号元数据自动赋值。

5.2.1.8　电子文件物理归档功能要求

5.2.1.8.1　在保证归档电子文件真实性、完整性与有效性前提下，系统应支持归档电子文件及其元数据的获取、迁移与移交。

5.2.1.8.2　符合XML规范要求的办公自动化等业务系统应支持生成XML格式的元数据集。

5.2.1.8.3　系统应能生成归档电子文件的提交信息包，用于归档电子文件的物理归档。提交信息包内包含原始电子文件、基于XML的元数据或目录数据库、《移交电子文件登记表》、《归档电子文件交接文据》等。提交信息包内可以是一份归档电子文件，也可以是一批归档电子文件。物理归档时应对提交信息包进行数字签名，从而确保传输过程中的真实性与完整性。

5.2.1.8.4　《移交电子文件登记表》格式与《归档电子文件登记表》相同。《归档电子文件交接文据》应包括如下项目：移交单位名称、接收单位名称、电子文件所属年度、归档电子文件类别代码、归档电子文件格式、档号范围、移交总件数、真实性检测、完整性检测、有效性检测、无病毒检测、移交单位说明、接收单位意见、交接时间、移交单位签章、接收单位签章。见附录A.3《归档电子文件交接文据》。

5.2.2　各级党政机关与社会团体升级原有或新建办公自动化等业务信息系统，应符合基于XML电子公文格式规范要求，关于电子文件凭证性保障功能应按照 5.2.1 条要求规划、设计、研发与实施。

5.2.3　立档单位未实施办公自动化系统，电子文件作为辅助性文件被收集时，应采取必要措施保证电子文件的真实性、完整性与有效性。

5.2.3.1　立档单位升级或新购置文档一体化档案管理系统时，电子文件管理功能应按 5.2.1 条的相关要求进行规划与实施。

5.2.3.2　电子文件的收集可根据本单位计算机网络、岗位职责等实际情况，选择相应方式进行。如内部专用邮箱，专用交换软件，专用脱机存储载体等。

5.2.3.3　本单位发文、内部应归档文件的印制工作应集中于打字室进行，以利于电子文件的集中收集与真实性保障。

5.2.3.4　立档单位相关职能部门、电子文件创建人员、打字室文印人员、档案管理人员对本单位形成的辅助性电子文件的及时收集负有责任。

5.2.3.5　立档单位相关职能部门、文书处理人员、档案管理人员等对电子版收文的采集、纸质收文数字化负有责任。

5.2.3.6　应对网上收集通道采取必要的安全措施，如数字签名、安全协议、邮箱专用密码等。

5.2.3.7　电子文件的收集应及时，以防电子文件的散失、受损。

5.2.3.8　立档单位应为机关档案室配备正版杀毒软件，保证计算机能每天定时上网更新病毒特征库。

5.2.3.9　电子文件的登记按 5.2.1.6 条功能要求设计实施。

5.2.3.10　电子文件光盘存储与备份功能按 5.2.1.5 条设计实施。

5.2.3.11　系统应支持人-机互动方式为电子文件命名。

6　电子文件的捕获与收集

6.1　捕获与收集范围

6.1.1　电子文件捕获与收集对象为各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位在执行公务或履行职能活动中形成的，具有保存价值的正式电子文件、辅助性电子文件或数字化资源。

6.1.2　电子文件捕获与收集范围按立档单位制定的《文件材料归档范围和不归档范围》执行。

6.1.3　应捕获与收集的电子文件类别包括电子公文、照片文件、音频文件、视频文件、图形文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件、数据库文件等。

6.1.4　公务或职能活动履行者对具有保存价值的电子文件的捕获、收集、移交至档案室（馆）负有责任。

6.1.5　立档单位未实施办公自动化等业务信息系统，则应收集与正式纸质文件定稿内容相同的辅助性电子文件。

6.2　电子文件被捕获或收集时，除自动或半自动捕获、著录相关元数据外，电子文件管理系统应为电子文件的结构元数据赋值，描述电子文件的格式、支持性或辅助性软件、专用软件、压缩算法、模板等。

6.2.1　采用非通用文件格式的电子文件，捕获或收集时应将其转换成通用格式。如无法转换，则应将相关专用软件一并收集。

6.2.2　用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，捕获或收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

6.2.3　用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时捕获或收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。

6.2.4　用音频设备获得的声音文件，应同时捕获或收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

6.2.5　计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

6.2.6　对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

6.2.7　对通用软件产生的电子文件，应同时捕获或收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。

6.2.8　在采用了彩色留痕法等技术手段的办公自动化系统中，仅对重要文件捕获其记录了主要修改过程和办理情况的草稿性电子文件稿本。

6.3　电子文件稿本代码：

F—正式电子文件；A—辅助性电子文件；M—草稿性电子文件； U—非正式电子文件。

6.4　电子文件类别代码：

T—文本文件；I—图像文件：G—图形文件；V—视频文件；A—音频文件；O—超媒体链结文件；M—多媒体文件；P—程序文件；D--数据库文件。

6.5　电子文件命名

6.5.1　电子公文、照片档案、音频档案、视频档案等各类电子文件以档号命名，不应以文件题名为其命名。如一份电子文件的电子文件号为“X035-2006-15-Y-002.PDF”，“X035-2006-15-Y-002”为此份电子文件的档号。

6.5.2　档号的编制按DA/T 13-1994 档号编制规则 进行。

6.5.3　不同稿本电子文件的电子文件号相同，用稿本代码加以区别。

6.5.4　同一份电子文件的不同格式的文件名称相同，用扩展名加以区别。

6.5.5　档号是不同稿本电子文件之间、同一份电子文件的不同格式文件之间、以及它们与元数据之间的永久链接。

6.6　电子文件的登记

6.6.1　电子文件登记工作在电子文件管理系统中自动或半自动进行，登记元数据项见 5.2.1.6.1 条。档案管理人员可根据工作需要输出纸质电子文件登记目录。

6.6.2　GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范 规定的电子文件格式、软硬件环境等信息由结构信息元数据描述，由电子文件管理系统根据信息技术人员或档案管理人员预录入的信息进行自动赋值与批处理，无需手工登记。

6.7　归档电子文件存储格式

6.7.1　为规范归档电子文件格式，保证电子文件的长期可读，立档单位应用的办公软件应符合GB/T 20916-2007中文办公软件文档格式规范 的要求。

6.7.2　归档电子文件格式应符合开放性、标准性、系统兼容性、对计算机软件硬件系统的独立性、长期可读性等要求。

6.7.3　归档电子文件存储格式

 

6.7.4　各级国家档案馆将立档单位归档电子文件接收进馆后，应将非规范格式的电子文件迁移至标准存储格式，即本规范允许的存储格式，同时保留原始格式电子文件。草稿性电子文件无需迁移。

6.8　电子文件捕获与收集要求

6.8.1　形成于办公自动化等业务信息系统的电子文件一经签发应立即自动存入专门存储器，系统应根据先期鉴定结果自动将应归档电子公文设为只读状态，电子文件管理权赋予档案管理人员，完成电子文件的逻辑归档，并为逻辑归档标识赋值“LFiling”。

6.8.2　正式纸质文件印制完成后，辅助性电子文件应及时通过网上收集通道或脱机存储介质移交至机关档案室。无特殊情况，移交延迟时间不能超过五个工作日。

6.8.3　立档单位各职能部门应定期向机关档案室移交与职能活动密切相关的数码照片，并附上照片说明文字，如拍摄地点、事件、人物等。

7　电子文件的归档与整理

7.1　在办公自动化等业务信息系统中，先期鉴定应在电子文件形成过程中由文件创建人员完成，参见 5.1.3.2 条。电子文件管理权赋予档案管理人员时即完成了逻辑归档，参见 6.8.1 条。

7.2　归档鉴定

 归档鉴定分技术鉴定与内容鉴定。有无感染病毒鉴定必须在逻辑归档后及时进行，内容鉴定以及技术鉴定的其它内容可定期进行，但鉴定延迟时间不得超过1个日历月。内容鉴定应在电子文件管理系统中进行，根据鉴定结果为密级、保管期限、安全分类等相关元数据赋值。归档鉴定在电子文件管理系统中进行，以原始电子文件的复制件作为鉴定的文本。

7.2.1　技术鉴定

7.2.1.1　查杀病毒。档案管理人员应在鉴定之前升级杀毒软件病毒特征库，再对电子文件进行查杀病毒操作。对已感染病毒的电子文件先选择隔离处理方式，待病毒查找完成后再作进一步的杀毒处置。当病毒无法清除只能作删除处理，并且在临时存储器或制作电子文件的计算机中重新收集失败时，应在系统中进行登记，以便后续采用纸质文件数字化补齐内容与元数据。

7.2.1.2　可读性鉴定。档案管理人员应检查电子文件是否可以被字处理等办公软件正常打开，如果出现非正常情况，应及时采取重新收集措施，从临时存储器或制作电子文件的计算机中获取。当重新收集失败时，应在系统中进行登记，以便后续采用纸质文件数字化补齐内容与元数据。

7.2.1.3　使用系统专用鉴定功能对电子文件进行真实性、完整性检查，检查可在档案管理人员确定元数据著录完毕后进行。

7.2.2　内容鉴定

电子文件内容鉴定主要包括归档、确定密级与安全类别、划定保管期限。

7.2.2.1　根据电子文件管理系统预先嵌入的值域，为应归档电子文件的归档标识、密级、安全分类、保管期限元数据赋值。

7.2.2.2　辅助性电子文件的鉴定结果，可协助档案管理人员完成纸质文件的归档与整理。

7.2.2.3　在进行内容鉴定的同时，可借助系统提供的功能进行元数据著录，如全宗内分类代码与名称、附件、人物、文种、文件集合等。

7.3　归档电子文件的整理

归档电子文件的整理分为内容信息整理与存储载体的整理。内容信息整理即电子文件元数据著录。

7.3.1　内容信息整理是电子文件管理的重要内容，是电子文件真实性、完整性与有效性的重要保障。

7.3.1.1　归档电子文件的著录，依据相关门类档案著录规则以及DB36/T 380-2002江西省归档文件整理规则、DB36/TXXX-2007江西省电子文件元数据规范进行。

7.3.1.2　正式电子文件元数据著录始于其创建过程，应在鉴定、整理阶段检查著录的完整性，需要时应做补充著录。

7.3.1.3　辅助性电子文件的著录始于被收集时，应确保必备元数据项著录的完整性。

7.3.1.4　为保证归档电子文件的凭证性，应著录相关背景元数据，从而准确描述电子文件的来源、职能背景、文件关联等信息，保持电子文件与其它文件、责任者、信息系统之间的历史联系。

7.3.1.5　采用非通用软件、模板、算法等形成的电子文件，必须著录格式元数据，对专用存取软件、模板、算法的名称、版本、存储位置等信息进行详细描述。

7.3.1.6　档案管理人员完成电子文件内容信息整理后，应借助系统专用鉴定功能，对著录完毕的归档电子文件进行真实性、完整性与有效性检查。检查合格的电子文件，为其电子文件物理归档标识元数据赋予归档标识“PFiling”。

7.3.2　物理归档与存储介质的整理

7.3.2.1　物理归档

7.3.2.1.1　为保证归档电子文件的凭证性与安全存储，赋予归档标识的归档电子文件应及时进行物理归档，物理归档应在逻辑归档完成后的三个月内进行。

7.3.2.1.2　各立档单位应向同级国家档案馆定期移交归档电子文件及其元数据。

7.3.2.1.3　归档电子文件的原始文件向同级国家档案馆移交，立档单位留存归档电子文件的复制件用于查阅。辅助性电子文件也按此规定执行，但在纸质文件归档、整理完毕后，如果元数据被更新或修改，应向同级国家档案馆重新移交元数据集。

7.3.2.1.4　物理归档可采用在线或离线方式进行。

7.3.2.1.4.1　本规范所称在线移交方式，是指通过建立于政务网的、符合安全要求的在线交换平台向国家档案馆作归档电子文件物理归档的移交方式。

7.3.2.1.4.2　在线交换平台应采取的安全保障措施包括虚拟专用网络（VPN）、防火墙、入侵检测、数字证书认证等。

7.3.2.1.4.3　本规范所称离线移交方式，是指通过移动硬盘、CD-R、DVD-R、DVD+R等脱机存储介质向国家档案馆作归档电子文件物理归档的移交方式。

7.3.2.1.4.4　移交光盘的数据存储格式及光盘编号按DB36/TXXX-2007江西省电子文件归档与存储光盘规范要求执行，移动硬盘参照执行。

7.3.2.1.4.5　归档电子文件及其元数据应以提交信息包方式移交，必须对提交信息包进行数字签名。参见 5.2.1.8.3 条。

7.3.2.1.4.6　重要文件的草稿性电子文件也应装入提交信息包一同移交。

7.3.2.1.4.7　非通用格式归档电子文件的专用软件、模板、算法等只需作一次性物理归档。如果专用软件、模板、算法等被更新或升级，应再次向国家档案馆移交。

7.3.2.1.4.8　在线与离线移交的归档电子文件提交信息包应由电子文件在线交换平台提供真实性、完整性、有效性与无病毒自动检测。

7.3.2.1.4.9　归档电子文件的交接双方应履行交接手续，填写《归档电子文件交接文据》。《归档电子文件交接文据》可以是电子版，也可以是纸质文据。

7.3.2.1.4.10　各级国家档案馆接收归档电子文件的提交信息包后，应按DBXX/TXXX-2007电子文件元数据规范要求将其转换、封装为基于XML的档案信息包，实现归档电子文件的长期保存与海量存储。

7.3.2.2　存储介质的整理

7.3.2.2.1　本规范推荐的归档电子文件脱机存储与备份介质为CD-R、DVD+R、DVD-R。

7.3.2.2.2　归档电子文件及其元数据的脱机光盘存储、光盘编号规则、光盘数据结构、光盘介质的管理应严格按照DBXX/TXXX-2007电子文件归档与存储光盘规范 执行。

7.3.2.2.3　立档单位根据归档电子文件积累数量的实际情况适时进行光盘备份，文本类归档电子文件可一年制作一张光盘。

7.3.2.2.4　各级国家档案馆应根据接收情况，及时脱机备份新接收进馆的归档电子文件及其元数据，备份对象包括同一份归档电子文件的原始格式文件（含不同稿本）、标准存储格式文件、档案信息包、元数据等。

7.3.2.2.5　各级国家档案馆应按照DBXX/TXXX-2007电子文件归档与存储光盘规范的要求，将各立档单位非通用格式归档电子文件的专用存取软件、模板等元数据单独进行光盘归档、备份，并对介质进行集中存放与管理。归档或备份完毕后，应对涉及的所有归档电子文件的光盘编号元数据赋值。

7.3.2.2.6　立档单位、各级国家档案馆应为归档电子文件存储光盘提供或配置符合保管要求的场所、装具。

8　归档电子文件的长期保存

各级国家档案馆应依据本款各条对归档电子文件进行以保证电子文件凭证性与长期保存为目的的管理活动。以下所称系统是指电子文件与馆藏档案集成管理系统。本款所列各条同样适用于馆（室）藏档案数字化资源的长期保存。

8.1　归档电子文件格式标准化。各级国家档案接收立档单位移交的归档电子文件后，应立即在系统中将其中非标准化格式的电子文件迁移至本规范所允许的标准存储格式。

8.2　归档电子文件长期保存格式

8.2.1　本规范推荐采用基于XML、经数字签名封装的档案信息包（AIP）作为电子文件长期保存格式。参见附录B.1 OAIS信息模型框架。

8.2.2　档案信息包由DBXX/TXXX-2007电子文件元数据规范 所列元数据信息总体构成。

8.2.3　档案信息包中的内容信息应采用开放的BASE64代码对标准存储格式的电子文件自身进行编码，以确保档案信息包的长期可读性，以及对各类系统、浏览器、应用软件的兼容。

8.2.4　经数字签名的档案信息包可以隔绝任何未经数字证书认证许可的修改或篡改操作，从而保证了归档电子文件在其长期保存过程中的真实性与完整性。

8.2.5　仅当根据鉴定结果或存在元数据录入错误，需对归档电子文件进行处置时，才可依据数字证书认证对元数据进行赋值、修改等操作。

8.2.6　档案信息包经过一次数字认证许可的赋值或修改操作后，必须对档案信息包重新进行数字签名与封装。

8.2.7　必须采用经国家密码管理委员会办公室批准的从事数字证书颁发、管理和认证服务的第三方机构所颁发的数字证书。

8.2.8　基于XML的档案信息包具有的自描述性支持归档电子文件的海量存储，可防止因存储器扩容、硬盘更新等系统变化造成的电子文件的丢失。

8.2.9　归档电子公文、数码照片、纸质档案数字化资源等应封装进入档案信息包，音视频文件可根据文件大小、系统设备性能等因素决定是否封装。

8.2.10　利用档案信息包时，可同时阅读归档电子文件的内容，以及结构信息、背景信息、数字证书等元数据。

8.3　各级国家档案馆可依据本规范及GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范要求，参考ISO 14721开放档案信息系统（OAIS）定义的功能模型构建归档电子文件与馆藏档案集成管理系统。见附录B.2 OAIS功能模型框架。

8.3.1　系统以档案信息包为数据管理单元。系统接收立档单位移交的提交信息包后，经归档电子文件格式标准化、元数据整理，即可将符合规范要求的电子文件及其元数据封装为档案信息包。

8.3.2　系统应自动捕获管理过程中形成的相关管理元数据，如鉴定信息、权限管理、维护历史等，并依据数据签名为元数据赋值。

8.3.3　系统应具备严格的档案信息包访问利用控制功能，以及内容授权更新功能。

8.3.4　系统应具备档案信息包、元数据库、光盘备份数据的协同更新功能。

8.3.5　系统应根据DBXX/TXXX-2007电子文件归档与存储光盘规范 的要求，设计实施人—机互动的、规范化的光盘备份功能。参见 5.2.1.5 条。

8.3.6　系统应管理归档电子文件的迁移活动，使用保护历史元数据及归档电子文件迁移登记表记录迁移操作的类型、时间、责任人及相关描述。见附录A.4《归档电子文件迁移登记表》

8.3.7　系统应管理归档电子文件的鉴定与处置活动，使用鉴定信息、维护历史元数据及归档电子文件鉴定、处置登记表记录操作过程。见附录A.5《归档电子文件鉴定、处置登记表》

8.3.8　系统内应建立严格的安全机制，以及访问利用控制机制。

8.3.9　系统应建立电子文件长期保存策略机制，监控系统内软硬件平台的更新、新增电子文件格式的变化等。

8.4　各级国家档案馆应建立归档电子文件多版本保存制度，采用本规范推荐的一次性写入光盘备份归档电子文件，包括原始格式、标准存储格式文件及档案信息包。备份操作按照DBXX/TXXX-2007电子文件归档与存储光盘规范 执行，备份功能应嵌入系统。

8.5　各级国家档案馆应为系统配置杀毒软件，以及必要的网络安全设备及网络管理软件，包括防火墙、入侵检测等。

8.6　各级国家档案馆应根据归档电子文件的密级、安全分类的不同，通过政务外网、互联网向党政机关、社会团体以及社会各界提供不同安全级别的电子文件查阅服务。