综合档案室查档指导流程

 

    1、查档单位需在本单位电脑上登录档案管理系统（登录“统一门户”—下拉至“应用直通车”—选择“档案系统”），查询好所需档案的目录号和案卷号。因考虑安全原因，档案管理系统只能在校内登录，家中无法登录查询。

    2、如仅查阅档案，可持查好的目录号和案卷号，至档案室查阅。查阅后，需在《查阅档案登记簿》上填写完整查阅信息并签字。

    跨部门查阅一般需由档案所属部门人员陪同查阅，并双方在《查阅档案登记簿》上签字。

    查阅无密级档案可以拍照、复印，涉密档案不得拍照、复印、摘抄，内部档案不得拍照，可在不联网的复印机上复印。

    3、如需借阅档案，需先打印填写《天津美术学院档案借阅申请登记表》（本部门借阅）（可在办公室网页—档案工作—相关下载栏目下载）。借阅人、部门负责人签字，加盖部门公章后持登记表到档案室借阅。《借阅申请登记表》档案室留存。

    涉密档案和内部资料档案一般只提供查阅，不得借出。特殊情况确需借出的，参照借阅程序执行。

    涉密档案和内部资料档案借出后，仅限在本部门使用，不得转借其他部门，不得带出学校。当日不能归还的，应存放于保密柜或保险箱中，做好保密措施。

4、跨部门借阅档案，需填写《天津美术学院非本部门档案借阅申请表》（跨部门借阅），并经本部门和档案所属部门负责人审核同意后，方可借阅。

    涉密档案和内部资料档案，一般不提供跨部门借阅。