第一章 总 则
第一条 为推进学校公文处理工作的科学化、制度化、规范化，进一步提高公文质量和办文效率，根据国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于学校党政公文处理工作。
第三条 学校公文是学校在党政管理过程中实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，发布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理指公文拟制、办理、管理、立卷和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 党委办公室、院长办公室是学校党政公文处理的归口管理部门，负责学校的公文处理工作并指导和督促检查学校各单位、机关处室的公文处理工作。学校各单位、机关处室应高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第七条 适用于学校的党政公文种类主要有(参照附件1)：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项。
（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（六）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，公布机构，任免干部。
（七）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况。
（八）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级的询问。
（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复。适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十二）纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（十三）其他。
1.“规定”适用于对特定范围内的工作事务制定带有约束性的措施 。
2.“细则”适用于对某项法令、条例、规定或其部分条文规定具体的实施办法。
3.“简报”适用于不定期的向上级机关及本单位内部反映工作动态。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。
（四）发文机关标志。学校的下行公文，发文机关标志由发文机关全称加 “文件”二字组成；学校的上行公文或平行公文，发文机关标志使用发文机关全称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。公文信函格式的发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称。学校常用的发文机关标志有6个：中共天津美术学院委员会、中共天津美术学院委员会文件、天津美术学院、天津美术学院文件、天津美术学院办公室文件、天津美术学院办公室。（参照附件2）
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。学校常用的发文机关代字有7个：津美党、津美党发、津美行、津美行发、津美办、津美办发、津美函。
一般应依据公文内容确定发文机关标志和发文字号。未编发文字号但以学校党委、行政或党委办公室、院长办公室名义印发的公文，与正式公文具有同等效力。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般来说，公文标题要尽量简短，标题中全文引用的法律、法规、规章名称应加书名号。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。校内行文，党政联合行文时，主送单位为“各党总支、直属党支部，各学院、机关处室、直属单位”；党委行文时，主送单位一般为“各党总支、直属党支部”；行政行文时，主送单位一般为“各学院、机关处室、直属单位”，涉及部分学院、职能处室的主送单位一般为“有关学院、机关处室”。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。附件名称后不加标点符号。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。上行文需附注联系人及联系方式。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）公开属性。分为主动公开、依申请公开、不公开三类。
（十九）页码。公文页数顺序号。
第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准和《公文格式》执行。（参照附件3）
第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十一条 公文用纸幅面采用国际标准 A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十四条 除党委办公室、院长办公室以外的学校各二级单位、处室一般不能直接对外正式行文。与其他机关联系工作确需行文的，应当以函的形式行文。
第十五条 学校向上级机关或校内各单位向学校行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）校内职能部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校同意或授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门；校内各单位公文事项如属于校内职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送该职能部门，不必向学校行文。
（三）学校只接受二级单位的请示、报告。二级单位的下属单位或挂靠单位需要向学校报送请示、报告的，应当征得二级单位同意，并以二级单位的名义上报。
校内请示、报告应按照《各单位上报学校的请示报告式样》（参照附件4）起草，主送机关应当为“党委办公室、院长办公室”，须经本单位负责人审核，加盖公章，并附注联系人和联系电话。党委办公室、院长办公室在收到请示、报告后，要及时填写《请示（报告）承办签批单》（参照附件5），提出拟办意见，并报请校领导阅批；校领导领导阅批后，党委办公室、院长办公室要将校领导的批示及时送达有关部门、单位。
（四）请示应当一文一事。请示的问题如涉及其他部门，主办单位应主动与有关部门协商，取得一致意见后行文请示。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项，不应出现“请批复”“请审批”等字样。
（五）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
（六）除学校领导直接交办事项外，不得以本单位名义直接向学校领导个人报送请示或报告，不得以本单位负责人个人名义向学校报送请示或报告。
第十六条 向下级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）确保在发文机关的职权范围之内，涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间应协商一致，再行发文；部门之间未协商一致的，不得行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
（二）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
第十七条 学校统一对外正式行文，由党委办公室、院长办公室办理，其他单位不得以学校名义对外正式行文。
具有校级组织性质并接受双重领导的单位（如学校纪委、工会、团委），可以本单位名义对外正式行文。
学校党委和行政，学校党委或行政与其他同级机关必要时可以联合行文。
第五章 公文拟制
第十八条 学校公文拟制包括公文的起草、审核、会签、核稿、签发等程序。
第十九条 学校公文文号管理。
（一）学校公文文号的管理工作，应贯彻分类管理的原则。
（二）根据学校文件内容和发文部门的不同，发文文号包括：
1.校级发文字号：津美党、津美党发、津美行、津美行发、津美办、津美办发、津美函。
2.部门发文字号18个：津美办字、津美组字、津美宣字、津美统字、津美纪字、津美巡字、津美退字、津美人字、津美学字、津美工字、津美团字、津美教字、津美科字、津美财字、津美审字、津美总字、津美基字、津美保字。（参照附件6）
（三）校级发文字号由党委办公室、院长办公室统一登记编号；二级部门发文字号由发文部门登记编号。
（四）发文部门对本部门的发文字号必须加强管理，专人负责，部门发文主要用于校内本系统工作。
第二十条 起草。
学校公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼，标点正确。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）一般文稿，按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项就由谁起草文稿。带有方针政策性或问题复杂的重要公文，由集体研究提出方案后指定专人拟稿。
（七）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，协商一致后再起草文稿。
（八）各部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
（九）拟稿人负责填写发文签批单有关内容。（参照附件7）
第二十一条 审核。
公文文稿应由拟稿部门负责人审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否符合学校的相关规定；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十二条 会签。
相关部门负责人会签。文稿内容涉及两个及以上部门时，主办部门应送有关部门负责人会签。
第二十三条 审核。
公文文稿签发前，应当由党委办公室、院长办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。应当严格控制发文数量和发文规格。学校有明文规定仍然适用的，不再重复发文。能够以党委办公室、院长办公室名义发文的，不以学校党委或行政名义发文；能够以纪要、便函、白头件或信息等形式印发的，不以文件形式印发。
（二）内容是否符合法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及相关单位职权范围内的事项是否已经协商、会签。
（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
需要校党委会、院长办公会议审议的重要公文文稿，审议前由党委办公室、院长办公室进行初核。
第二十四条 分管校领导审签。
凡以学校津美党发、津美党、津美行发、津美行、津美函文号发出的公文，须由拟稿部门负责人请示分管校领导审核签字。
第二十五条 核稿。
（一）凡以津美党发、津美党、津美行发、津美行、津美函文号发出的公文，由党委办公室、院长办公室核稿。
（二）凡以学校二级部门文号发出的公文，由发文部门主要负责人核稿。
（三）文稿经过最终核稿后，由核稿人签署意见，再呈送校领导签发。
第二十六条 签发。
（一）凡以津美党发、津美党文号发出的文件由校党委书记签发；以津美行发、津美行的文件由院长签发；以函字文号发出的文件视具体情况分别由校党委书记或院长签发。
（二）凡以学校二级部门文号发出的公文，由分管校领导签发。
（三）凡以学校两个及以上部门名义联合行文的文件，则分别由其分管校领导共同签发。
第六章 公文办理
第二十七条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十八条 学校收文办理的主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字，并注明签收时间。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。
（四）承办。批办性公文应根据来文内容，由党委办公室、院长办公室分送给有关部门办理或呈分管校领导批示后办理。需要两个及以上部门办理的，应当明确主办部门，紧急公文应明确承办期限。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。
（五）传阅。需要传阅的公文，党委办公室、院长办公室应根据文件规定的阅读范围或校领导批示，安排传阅。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（六）催办。已由校领导批办的公文，党委办公室、院长办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）答复。承办单位或承办人接文后，公文的办理结果应当及时答复来文单位。
第二十九条 学校发文办理主要程序是：
（一）复核。印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。
（二）登记。
1.根据文件级别，由党委办公室、院长办公室或二级发文部门进行发文编号。
2.发文登记内容包括：日期、文号、拟稿单位、拟稿人、签发人、公文标题、主送机关等。
（三）印制。非涉密公文在校园网、办公自动化系统内予以公布，不再下发纸质公文，确需印制的公文，由拟稿部门根据需要确定印制份数和发放范围。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）用印。需要用印的，印章要求盖在发文日期中间偏上的位置，要求上不压正文，下压日期，端正、清晰。
（五）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后按需要分发。除上行文、涉密公文以及不予公开的公文以外，其他公文一般通过办公自动化系统发布，不再以纸质形式下发。
第三十条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第三十一条 需要归档的公文及有关材料，应根据有关档案法律法规和学校档案管理有关规定，及时收集齐全、整理归档。两个及以上机关联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保存复印件。
第七章 公文管理
第三十二条 学校应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十三条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
第三十四条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十五条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校党委负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十六条 公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十七条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十八条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十九条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附 则
第四十条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。学校外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
第四十一条 实行公文处理责任追究和定期通报制度。有以下情形并造成不良后果的，责任人须承担补救或改正的责任，情节严重的，按有关规定予以问责。
（一）未履行审核把关职责，或者审核把关不严的。
（二）未按规定时限办理，或者违反公文处理程序的。
（三）擅自行文，或者随意扩大（缩小）发送范围的。
（四）涉密文件未定密审核的。
（五）未正确标注公开属性的。
（六）未履行会签程序，或者会签单位存在不同意见未说明情况的。
（七）以处室函件形式印发指令性公文等越权行文的。
（八）未认真履行主办单位校对公文责任的。
（九）其他违反公文处理规定的行为。
第四十二条 本办法由党委办公室、院长办公室负责解释。
第四十三条 本办法自2019年1月1日起施行。
