一、公文用纸幅面尺寸与版面要求
（一）幅面尺寸
公文用纸使用 A4 型胶版印刷纸或复印纸（纸张定量为 60
g/m-80 g/m），其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。
（二）页边与版心尺寸
1.上白边：37mm
2.下白边：35mm
3.左白边：28mm
4.右白边：26mm
按照上述标准，版心尺寸为 156mm×225mm。
（三）行数和字数
每页 22 行，每行 28 个字，字距 28 磅，并撑满版心，特定情
况可以做适当调整。
二、印制装订要求
（一）印刷要求
一般双面印刷。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断
划。
（二）装订要求
公文应当左侧装订，不掉页。书钉距纸张左边缘 3mm～5mm；
无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。
三、公文格式各要素编排规则
本标准将版心内的公文格式要素划分为版头、主体、版记三
部分。
（一）版头（红线分隔线以上的部分）
1.份号
如需标注份号，一般用 6 位 3 号阿拉伯数字，顶格编排在版
心左上角第一行。
2.密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，一般用 3 号黑体字，顶格编排在
版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级
与保密期限之间用“★”隔开。
3.紧急程度
如需标注紧急程度，一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左
上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份
号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4.发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可
以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为 35mm，推
荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将
主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关
名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
5.发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文
顺序号用阿拉伯数字标注；年份应当标全称，用六角括号“〔〕”
括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即 1 不编为 01），
在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名
处在同一行。
6.签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一
字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用 3 号
仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左
到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与
上一行第一个签发人姓名对齐。
（二）主体（红线分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的
部分）
1.标题
一般用 2 号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行位置，
分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，
长短适宜，间距恰当，标题排列应呈梯形或菱形。
2.主送机关
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后
一个机关名称后标全角冒号。
3.正文
公文的首页必须显示正文。一般用 3 号仿宋体字，编排于主
送机关下一行。每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次
序号数可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第
一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。
4.附件说明
如有附件，在正文下空一行左空两字编排“附件”二字，后
标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附
件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
5.发文机关署名、成文日期和印章
（1）加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标
全，年份应标全称，月、日不编虚位。印章用红色，不得出现空
白印章。
单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编
排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，
使其居印章中心偏下位置，上不压正文。
联合行文时，将各发文机关署名按照顺序排列在相应位置，
并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印
章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、
互不相交或相切，不得超出版心，上不压正文。
（2）不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空两字
编排发文机关署名，下一行编排成文日期，首字比发文机关署名
首字右移二字，如果成文日期长于发文机关署名，应当使成文日
期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，主办机关署名在前，其余发文机关依次向下编
排。
如公文排版后，所剩空白处不能容下发文机关署名、印章、
成文日期时，可采取调整行距、字距的措施解决。
6.附注
如有附注，应当居左空两个字符加圆括号标注在成文日期的
下一行。
7.附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附
件”二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一
行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应
当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格
编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（三）版记（公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的
部分）
版记中的分隔线与版心同宽，首条分隔线和末条分隔线用粗
线（0.35mm），中间的分隔线用细线（0.25mm）。首条分隔线
位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心
下边缘重合。
1.抄送机关
如有抄送机关，一般用 4 号仿宋体字，在印发机关和印发日
期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和
抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关
名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”
外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当
将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
2.印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用 4 号仿宋体字，编排在末条分隔
线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期用阿
拉伯数字标注，后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一
条细分隔线隔开。
（四）页码
页码一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边
缘之下，数字左右各放一条一字线。公文的附件与正文一起装订
时，页码应当连续编排。
四、公文中的横排表格
A4 纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，
单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
五、公文中数字的用法
（一）年份一般不用简写。如：1990 年不应简作“九Ｏ年”
或“90 年”。
（二）含有月日简称表示事件、节日和其他意义的词组。如
果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“·”将表示月和日的
数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔
号，是否使用引号，视事件的知名度而定。
示例 1：“一·二八”事变 “一二·九”运动
示例 2：五四运动 “九一三”事件
（三）非物理量一般情况下应使用阿拉伯数字。
示例：21.35 元 270 美元
（四）整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数
字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。
示例 1：一个人 三本书
示例 2：截至 1984 年 9 月，我国高等学校有新闻系 6 个，在
校学生 1561 人。
（五）相邻的两个数字并列连用表示概数，必须使用汉字，
连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。
示例：二三米 一两个小时 十三四吨 七八十种
（六）带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字。
示例：几千年 十几天
（七）用“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示的约
数一般用汉字。如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字，
其中既有精确数字，也有用“多”“余”等表示的约数时，为保
持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。
示例 1：这个协会举行全国性评奖十余次，获奖作品有一千
多件。
示例 2：该省从机动财力中拿出 1900 万元，调拨钢材 3000
多吨、水泥 2 万多吨、柴油 1400 吨，用于农田水利建设。
六、公文的特定格式
（一）信函格式
发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，
上边缘至上页边为 30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文
时，使用主办机关标志。
发文机关标志下 4mm 处印一条红色双线（上粗下细），距
下页边 20mm 处印一条红色双线（上细下粗），线长均为 170mm，
居中排布。
如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版
心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、
紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为
3 号汉字高度的 7/8。
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该
线的距离为 3 号汉字高度的 7/8。
标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。
第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为 3 号汉字
高度的 7/8。
首页不显示页码。
版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面
版心内最下方。
（二）纪要格式
纪要标志由“XXXXX 纪要”组成，居中排布，上边缘至版
心上边缘为 35mm，推荐使用红色小标宋体字。我校常用的纪要
标志有“天津美术学院党委会会议纪要”“天津美术学院院长办
公会会议纪要”。
纪要格式可以根据实际制定
